Sébastien Nicot

Témoignage client

Coup double pour La Fondation Georges BOISSEL qui fédère information et équipes grâce à son nouvel intranet.

 

Déployé depuis quelques semaines à peine, le réseau social d’entreprise « Sésame » entend contribuer à améliorer l’engagement de chacun en permettant une meilleure circulation de l’information, en facilitant les échanges et en libérant la parole des collaborateurs. Un pari déjà en passe d’être réussi.   

Ecole-Valentin, le 07 février 2023

Institution pluridisciplinaire reconnue d’utilité publique (depuis 1970), la Fondation à but non lucratif Georges BOISSEL est spécialisée dans les domaines de la santé mentale, du handicap psychique et de l’accompagnement des personnes en difficulté d’insertion sociale. Elle participe à l’évolution des politiques sanitaires, sociales et médico-sociales en adaptant ses structures et ses activités aux besoins de la population et innove par son humanisme et sa volonté d’inclusion sociale.

Les premières réflexions quant à la décision de doter l’organisation d’un intranet remonte à janvier 2021. Elles correspondent à l’arrivée du nouveau Directeur des Systèmes d’Information et de l’Organisation, qui constate, dès sa prise de poste, que les informations relatives à la Fondation sont difficilement accessibles : soient qu’elles ne sont pas partagées, soient qu’elles ne sont pas à jour, soient qu’elles se trouvent éparpillées en différents endroits voire même qu’elles n’existent qu’en format papier.  

étendre le périmètre global du projet

Pour y remédier, un comité de projet est rapidement mis en place. Constitué d’une douzaine de personnes (incluant un représentant de chacun des 7 établissements gérés par l’Institution ainsi qu’un responsable par Direction Support), celui-ci permet, réunion après réunion, de s’entendre sur le périmètre global du projet (coût, besoins, fonctionnalités, technologie, timing).      

Après avoir présélectionné trois prestataires pour l’accompagner, le choix de la Fondation s’est finalement porté sur l’offre de la société Solutions365, ledit comité étant très vite convaincu par la qualité d’écoute de l’éditeur, l’approche méthodologique proposée, la pertinence de ses conseils ainsi que la solution préconisée (s’appuyant sur Microsoft365 (SharePoint)).  

En ligne depuis septembre 2022, il n’aura donc fallu que 9 mois aux équipes de l’entreprise bisontine pour déployer la v1 de l’outil, grâce auquel l’ensemble des collaborateurs peut désormais, d’un simple coup d’œil, prendre connaissance de l’actualité de la Fondation (comme de ses 7 établissements), accéder à un annuaire à jour, consulter l’organigramme de chaque établissement, accéder à ses applicatifs métiers, consulter ses notes de service et son CSE, ses offres d’emploi internes, etc.

« Les vertus de ce nouvel espace sont multiples : en assurant un meilleur partage et une meilleure circulation de l’information, l’intranet permet tout à la fois de mieux véhiculer les valeurs de la Fondation et de « booster », par ricochet, l’engagement des collaborateurs. Last but not least, l’ « onboarding » des nouveaux recrutés, de l’avis général, s’en trouve largement facilité. »

Pourtant, loin de se satisfaire de ces premiers résultats, la DSIO réfléchit déjà au « coup d’après » : ainsi, selon les dernières tendances, la v2 de l’intranet devrait s’enrichir, dès cette année, de nouvelles fonctionnalités, notamment un espace « boîte à idées », tutoriels, GED, notes de frais, revue de presse, petites annonces internes…

 

Sébastien Nicot, président fondateur de Solutions365 conclut : « Accompagner la Fondation Georges BOISSEL est pour nous une très grande fierté. C’est avec une énorme satisfaction que nous avons accompagné ses équipes dans le déploiement de cet intranet d’information et que nous poursuivons notre réflexion quant à son évolution progressive vers un portail à vocation de plus en plus collaborative. »

Contact presse

Mail : stephane.cloutour@orange.fr  | Téléphone : 06 89 77 16 64

Démarche RSE
Loraine KELLER
Loraine KELLER

Consultante GED et Modern WorkPlace

Les 3 piliers d'une gestion documentaire écoresponsable : comment inscrire une ged sharepoint / microsoft 365 dans votre démarche rse

Dématerialiser... et après ?

Le premier et sans doute le plus connu des arguments en faveur de la mise en place d’une GED, la dématérialisation est bien le point de départ d’une démarche RSE dans ce domaine. Que l’on adopte l’objectif « zéro papier » ou non, elle représente en effet un puissant levier de développement durable tant son impact est tangible : moins de papier bien sûr, mais aussi d’encre, de matériel d’impression et, ne l’oublions pas, d’espace physique de stockage !

 

Une fois ce premier pas franchi, il est important de garder en tête que le stockage numérique reste lui aussi extrêmement polluant… Il est donc primordial de s’assurer de mettre en place une GED écoresponsable, en appuyant sa conception sur les trois piliers suivants :

1- Faites la chasse aux doublons

On ne le répètera jamais assez, la première cause de surexploitation des espaces de stockage est bien la multiplication des doublons ! Manque de clarté du plan de classement, gestion des droits d’accès peu claire, absence de moteur de recherche fiable… les raisons sont nombreuses qui poussent les utilisateurs à recréer leur propre arborescence en dupliquant les contenus dont ils ont besoin au quotidien. 

 

Si le stockage Cloud, apporté par des services SaaS tels que Microsoft 365, rendent son coût pour l’entreprise plus diffus, il est important de garder en tête que son coût environnemental reste considérable ! Le premier pilier consiste donc à limiter celui-ci autant que possible, à la fois par une architecture claire et connue de tous de vos contenus dans SharePoint, et grâce à des mécanismes de recherche efficaces. Ceux-ci sécuriseront l’utilisateur dans sa capacité à accéder à l’information nécessaire, au moment voulu – et ce, y compris en contexte de télétravail ou de mobilité !

2- Gérez la fin du cycle de vie de vos documents

À l’autre bout de la chaîne, un autre phénomène contribue très largement à encombrer les espaces de stockage : il s’agit des documents obsolètes. Certains pourront être tout simplement supprimés à l’issue de leur utilité courante (DUA), allégeant d’autant votre impact. Tandis que d’autres devront être conservés pour des raisons réglementaires (DUL) ou patrimoniales. Pour ces derniers, un espace d’archivage spécifique sera un atout dans votre démarche écoresponsable, en conservant une version compressée du document, mais aussi dans un format garantissant sa pérennité. 

 

On le comprend aisément, une étude approfondie de votre typologie documentaire et des cycles de vie associés est essentielle pour être en mesure de déterminer les stratégies de conservation adéquates, et ainsi optimiser vos besoins en espaces de stockage. L’écosystème Microsoft365 vous permettra ensuite de les automatiser, et ce à travers l’ensemble de ses emplacements : SharePoint, Teams, OneDrive, mais aussi Outlook pour vos mails.

3- Réduisez drastiquement les échanges par mail

Restons sur les boîtes mails justement, car il s’agit bien d’un espace de stockage à part entière qui est trop souvent négligé. Pourtant, l’impact environnemental d’un mail n’a rien de négligeable ! Or, la mise en place d’une GED collaborative est la stratégie idéale pour permettre à vos utilisateurs de réduire leurs échanges par mail, en particulier en interne. Editer et commenter un document partagé, lancer un workflow d’approbation, partager un lien vers un emplacement dans la GED plutôt qu’une pièce jointe, disposer d’un espace de conversation associé à une bibliothèque d’équipe… autant de fonctionnalités que vous pourrez mettre en avant dans votre politique de gestion documentaire afin de réduire drastiquement les flux de messagerie.

 

Une fois ces bonnes pratiques acquises par tous, une gouvernance plus stricte pourra prendre le relais. En particulier, une purge régulière des boîtes mails permettra d’alléger grandement votre impact environnemental, tout en fournissant un bon indicateur de mesure de la performance de votre politique RSE.

Conclusion

On l’aura compris, l’expertise en gestion documentaire se trouve comme toujours au coeur d’un projet de GED efficace et pertinent – et les attentes en termes d’écoresponsabilité rendent ses apports d’autant plus prégnants ! Une politique documentaire pensée sur mesure pour répondre aux besoins opérationnels de votre organisation, combinée à la puissance de l’écosystème Microsoft 365, doit pouvoir répondre aux ambitions de votre démarche RSE et lui apporter de précieux indicateurs ROI.

 

Une dernière chose : pour une démarche cohérente de bout en bout, n’oubliez pas de choisir un partenaire ayant lui aussi une démarche écoresponsable pour vous accompagner ! N’hésitez pas à me contacter si vous souhaitez découvrir l’offre de Solutions pour SharePoint.

Partager:

Recrutement, chiffre d'affaires, développement : pour solutions365, tous les indicateurs sont au vert

Année faste pour l'éditeur bisontin qui a su surfer sur l'intérêt du marché pour ses solutions de GED et de travail collaboratif "All-in-One" et qui prévoit déjà le recrutement d'une dizaine de talents supplémentaires pour accompagner sa croissance.

Ecole-Valentin, le 06 octobre 2022

C’est peu dire que la filiale de SoSP (Solutions-Pour-SharePoint) ne connaît pas la crise… post-covid. Porté par un engouement ininterrompu pour ses solutions métiers on-demand visant à booster les usages d’Office 365, le spécialiste des produits et technologies SharePoint et Office 365 a vu son activité fortement progresser cette année : la société devrait ainsi enregistrer un chiffre d’affaires de plus de 2 millions d’euros en 2022, en progression de 25% par rapport à 2021.

Parmi son catalogue d’offres packagées, SoDOC – sortie fin 2020 – est sans conteste,  sa solution phare tant elle répond à une problématique clé des sociétés en matière de gestion électronique des documents ; des entreprises soucieuses de se doter d’un outil transverse, capable de répondre aux besoins spécifiques de chacun de leurs métiers (Ventes, Marketing, Achat, Finance, etc.) et de leurs processus transversaux (affaires, achats, qualité).

Si l’on en croit la tendance, Solutions 365, déjà forte d’une centaine de références clients (comme EDF, Merck, Strasbourg.eu, CHU Amiens Picardie) devrait doubler son parc installé en 2023, en maintenant le même équilibre entre secteur public et privé (50%-50%).

Pour accompagner sa croissance, l’entreprise prévoit de poursuivre une campagne de recrutements qui lui a déjà permis de doubler ses équipes (de 14 à 27 personnes) en 2022. Dans cette idée, Solutions365 entend attirer pas moins d’une dizaine de nouveaux collaborateurs d’ici décembre 2023 ; ce qui représenterait, sur l’année, une progression de plus 33% de ses effectifs.

Parmi les profils recherchés, citons par exemple ceux d’Ingénieurs d’études (Juniors et confirmés), de Business Developers (Juniors et confirmés) ou de Chefs de Projets.

« Notre expertise des produits et technologies SharePoint et Microsoft 365, acquise tout au long de ces 17 dernières années, et notre très grande proximité clients, expliquent grandement notre succès actuel. Il s’agit désormais de profiter de cette dynamique pour franchir encore de nouveaux paliers, en terme de croissance et de développement, sans perdre de vue les fondamentaux qui nous animent. J’ai une confiance pleine et entière dans mes équipes pour relever ces prochains challenges. »

L’éditeur a d’ores et déjà identifié les temps forts qui devraient jalonner ces 15 prochains mois : la création d’une « SoSP Academy » (dédiée à la formation interne, 1er semestre 2023), les participations au salon Documation (mars) puis au congrès coTer numérique (juin) ainsi que la sortie d’une nouvelle release majeure de SoDOC sur la seconde partie de l’année. Bref, un programme bien chargé.

Contact presse

Mail : stephane.cloutour@orange.fr  | Téléphone : 06 89 77 16 64

La version Fall22 de SoDoc disponible dès octobre prochain

Intégrée, collaborative et intuitive, la solution de GED de l’éditeur bisontin continue d’exploiter tout le potentiel de Microsoft 365 afin d’assurer une gestion optimale des documents et de leur cycle de vie.

Ecole-Valentin, le 21 septembre 2022

Qui sommes-nous ?

Spécialiste des produits et technologies SharePoint et Office 365, SoSP (Solutions-Pour-SharePoint) accompagne ses clients (public & privé) dans l’optimisation de leurs processus documentaires avec des solutions on-demand visant à booster leurs usages d’Office 365. Dans cette logique, l’entreprise a lancé en 2021 la marque Solutions365 : des solutions sur mesure, déployables en un jour, simples et abordables, 100% intégrées à l’environnement Microsoft.

Contexte

Si la dématérialisation tend à devenir aujourd’hui la norme dans toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, ces dernières sont toujours plus nombreuses à réclamer une GED transverse, capable de répondre aux besoins spécifiques de chacun de leurs métiers (Ventes, Marketing, Achat, Finance, etc.) et de leurs processus transversaux (affaires, achats, qualité). C’est justement pour répondre à ce besoin que Solutions365 a développé SoDoc, outil dédié à la gestion de l’information et des contenus numériques.

« SoDoc repose sur un socle, Microsoft 365, au cœur duquel on retrouve SharePoint, référence en matière de plateforme collaborative mais encore méconnue en tant que GED. Le rythme des évolutions de Microsoft 365 fait qu’aujourd’hui nous disposons d’un outil à la fois moderne et très ouvert, avec un forte capacité d’intégration. Grâce à SoDoc, nous allons au-dessus de Microsoft 365 en palliant ses faiblesses pour ajouter la gestion du cycle de vie de la réception à l’archivage, les workflows de validation, la recherche, l’industrialisation et la gouvernance qui permettent de mettre en musique une véritable approche de GED transverse. »

UNE GED COMPLÈTE

Pensée et modélisée à partir des desiderata de ses nombreux clients, la solution packagée SoDoc a été développée pour répondre à tous les besoins : si elle présente la même structuration technique (définitions de base d’un dossier ou d’un document et mécanismes inhérents aux armoires GED), elle s’appuie également sur une (sur)couche fonctionnelle permettant de s’adapter aux différents métiers (achats, juridique, affaires, subventions, etc.).

SoDoc se distingue également par ses multiples fonctionnalités. Afin d’éviter les documents non qualifiés, l’outil peut ainsi être alimenté par 4 modes de versement distincts (drag and drop, workflows, code-barres et bannettes). Par ailleurs, la solution – en s’interfaçant avec Microsoft Teams – offre une UX simple et intuitive, facilitant de facto le versement guidé par un assistant virtuel, les envois de notifications, la coédition des documents, etc.

Nouvelle release, nouvelles possibilités

Véritable « all-in-one », SoDoc présente de nombreux bénéfices, aussi bien pour les utilisateurs (recherche simple & intuitive, documents accessibles dans un espace unique, intégration à l’environnement bureautique et collaboratif) que pour les organisations (industrialisation de la création des armoires GED, gouvernance efficiente, meilleure collaboration, etc.).

 

Parmi les grandes fonctionnalités de cette nouvelle version, citons :
– Versement GED via assistant SoDoc intégré aux conversations Teams
– Générateur de modèles d’armoires
– Centre de recherche métier optimisé (onglets métier, présentation des résultats)

Last but not least : suivant cette même approche qualité, SoSP propose également un accompagnement visant à protéger les données des entreprises, grâce aux fonctionnalités de conformité et d’IA – bien souvent mal connues – de Microsoft 365.

Contact presse

Mail : stephane.cloutour@orange.fr  | Téléphone : 06 89 77 16 64

Sébastien NICOT
Sébastien NICOT

Fondateur et Dirigeant de Solutions 365 | Consultant sénior

sortir du chaos documentaire | lES 3 ÉTAPES À SUIVRE !

Vous êtes-vous déjà retrouvé perdu dans un océan de documents ?
Alors vous souffrez peut-être du « chaos documentaire » 

Il existe une démarche simple pour s’en prémunir avant d’y être confronté, mais heureusement, et c’est tout l’intérêt de vous la proposer, elle peut être mise en place à tout moment alors même que le «chaos documentaire» s’est déjà installé chez vous.

Vous verrez en poursuivant votre lecture que la ligne de conduite à tenir pour s’en débarrasser consiste à s’interroger et à définir clairement la valeur ajoutée de chacun de vos documents pour décider de leur durée de vie.

Examen, diagnostic, traitement, ces 3 étapes suffisent à quiconque veut reprendre la main de façon efficace sur l’organisation de ses documents au sein de sa structure de travail !

 

C’est une bonne nouvelle pour la santé de votre organisation, n’est-ce pas ? 😀

Mais n'allons pas trop vite...

Car avant de poursuivre, il me paraît essentiel de revenir sur les origines de ce que l’on appelle le chaos documentaire ; on peut sans se tromper parler de « mal du siècle numérique », c’est pourquoi vous allez voir que vous êtes loin d’être seul à y faire face et à chercher un remède !

ÉTAPE 1 : revenir aux origines du chaos

Pour sortir du chaos documentaire, la première étape consiste à revenir sur l’évolution de la production documentaire au sein des organisations de toutes tailles et dans tous les secteurs d’activité.

Dans un premier temps, nous pouvons poser un constat assez simple et largement partagé : c’est l’augmentation constante des documents numériques à traiter. On le voit partout. On reçoit de plus en plus de courriels. Avec la dématérialisation, qui est le processus de conversion de documents physiques en fichiers numériques, on traite de plus en plus de documents au format électronique.
Pour un bon nombre d’entre nous, le principal outil de travail du quotidien est un ordinateur ce qui entraîne logiquement la multiplication des échanges de documents au format numérique. 

Combien de Word échangés ? Combien de PDF envoyés ?

À l’instar de la réglementation, nos organisations ont tendance à ne jamais procéder à une curation avant d’ajouter une nouvelle couche de documents. 

Ainsi depuis le début de l’informatique en réseau nous conservons tous les documents numériques sur nos partages réseaux et / ou ged ou pseudo-geds intégrées aux applications métiers.

Nos audits montrent en moyenne que 80% des documents n’ont pas été consultés depuis au moins 12 mois.

Nous subissons les conséquences de cette obésité documentaire au quotidien et cela se traduit notamment par :

  • beaucoup de papier dans les armoires,
  • quelques doublons, des erreurs,
  • de mauvaises versions,
  • certains coûts de maintenance élevés, 
  • des difficultés de recherche , du temps perdu,
  • une auditabilité faible,
  • un travail complexe des archivistes,
  • une baisse de l’efficacité administrative,
  • un gaspillage énergétique pour maintenir ces documents.

Il paraît évident qu’au regard de cette situation, on se retrouve à « entaclasser » nos documents, si je puis me permettre ce néologisme !
En bref, pour être clair, il en résulte un fouillis qui nous amène forcément à rencontrer de nombreuses difficultés pour retrouver un document.

Tout ce que je viens d’évoquer vous parle ? Vous vous sentez prêt à prendre les choses à bras le corps ?
Alors je vous propose d’examiner votre situation particulière de plus près pour vous permettre d’établir un diagnostic et d’aborder le traitement de votre problème sereinement.

ÉTAPE 2 : POSER LE JUSTE DIAGNOSTIC

C’est l’étape cruciale avant la prise en charge. Pour sortir du chaos documentaire, il est nécessaire de bien caractériser la situation actuelle. La première chose à faire c’est donc de se rendre en consultation afin de réaliser un entretien auprès d’un panel représentatif d’utilisateurs .

Pour pousser les investigations, tel le médecin qui vous enverrait réaliser une radio ou un IRM, nous préconisons de réaliser un audit technico-fonctionnel.
Enfin, des analyses complémentaires peuvent être nécessaires.

 

La consultation : Interview d’un panel d’utilisateurs

Ces entretiens sont à planifier avec des interlocuteurs pour chaque périmètre de gestion et chaque processus transversal. À titre d’exemple, les points suivants sont abordés par le consultant :

Revue de votre organisation documentaire
ET Vos besoins en matière de collaboration 

L'audit technico fonctionnel

Après les entretiens, le consultant réalise un audit qui se déroule en 4 étapes :

  1. Inspection : le consultant réalise un audit automatisé des espaces contenant des documents.
  2. Consolidation : le consultant effectue des traitements sur les données collectées afin de permettre leur analyse.
  3. Analyse : le consultant rapproche des données techniques et fonctionnelles afin de préparer le travail de synthèse.
  4. Synthèse : le consultant rend compte des volumétries, des statistiques de consultation/modification des documents, des doublons, des partages…
Cette étape réalisée, vous disposez de données factuelles fiables pour poser un diagnostic et orienter le traitement. 

Les analyses complémentaires

Si c’est nécessaire, le consultant peut réaliser des investigations complémentaires mais cela n’est pas systématique. Il peut par exemple mettre un focus sur la surface d’exposition de certains espaces contenant des documents sensibles.

Les investigations complémentaires ont pour but de répondre à une hypothèse. Chaque investigation correspond à une hypothèse, c’est-à-dire à une question que se pose le consultant.

ÉTAPE 3 : Faire les plans du dispositif cible

Faire des plans correspond à un travail de synthèse qui se focalise dans un premier temps sur l’analyse de la typologie des espaces contenant des documents.

 
Avant d’avancer, petit rappel concernant le cycle de vie d’un document :

Pour avancer on va s’attacher à bien séparer les cas d’usage et notamment à faire la distinction entre les espaces de collaboration et ceux de publication de documents

Principe de séparation

J’insiste sur ce point qui nous parait fondamental dans la phase de conception d’une GED : il faut opérer une séparation entre les documents de travail et les documents officiels :

  • Les documents de travail seront souvent mis au point au sein d’un espace collaboratif.
  • Les documents officiels sont des documents définitifs que l’on va conserver pendant leur durée d’utilité courante (DUC) que vous allez vous-même définir pour couvrir vos besoins de gestion.

La collaboration s’effectue au sein de communautés comme par exemple :

  • Communauté « projet » : groupe de personnes qui travaillent sur un même projet
  • Communauté « organisationnelle » : groupe de personnes qui collaborent au sein d’une même structure (conseil d’administration, direction, service, etc.)
  • Et la communauté « thématique » : groupe de personnes qui collaborent sur une thématique commune
  • Mais également des communautés géographiques, des communautés métiers, etc.

Avant d’évoquer la publication des documents, il faut se pencher sur les processus.

Les processus

En effet, avec la multiplication des acteurs, nous avons des processus qui sont de plus en plus transversaux dans une organisation et il est indispensable de bien les identifier, afin notamment de casser la logique des silos.

Le constat est clair : les organisations déploient de nombreuses applications afin de répondre aux besoins de nombreux métiers. Et s’agissant de la gestion des documents, ceux-ci sont le plus souvent stockés sur des espaces bureautiques ou des pseudos-GED intégrées.

Cette organisation en silos est problématique car elle multiplie les lieux de stockage de documents, ce qui complexifie les usages, et conduit souvent les utilisateurs à dupliquer les documents afin de maintenir une arborescence adaptée à leur métier, voire créer un dossier papier en parallèle !!

Documenter les processus documentaires transversaux va permettre de bien séparer les lieux de collaboration et de publication, c’est à dire de diffusion, des documents. La publication concerne les documents figés comme par exemple après un workflow de validation. Ces documents sont en lecture seule et sont indexés afin d’alimenter le moteur de recherche et de permettre d’en gérer le cycle de vie jusqu’à leur archivage.

Pour y parvenir il faut réaliser un travail de listing précis des natures de documents visant à construire un référentiel centralisé ce qui permettra d’alimenter l’index du moteur de recherche et ainsi permettre aux utilisateurs de reprendre confiance dans leur capacité à retrouver leurs documents de référence.

Le dispositif cible va également devoir tenir compte du degré de maturité de votre organisation, il faut donc commencer par positionner ce premier curseur :

À ce stade, vous disposez des outils de réflexion nécessaires pour lancer un plan de traitement de précision. 

Synthèse

En synthèse, il s’agit d’établir un plan d’organisation documentaire permettant de bien dissocier les cas d’usage sans oublier de :

  • séparer les lieux de création/révision/validation et de publication des documents.
  • lister les natures de documents en vigueur au sein de votre organisation et d’en préciser les politiques de conservation pour maîtriser le cycle de vie et les documents, dans le temps.
  • prévoir des référentiels de données permettant de taguer les contenus afin de booster la recherche.

Et en étape finale, il faut se poser la question du choix d’une plateforme documentaire adaptée et se pencher sur la stratégie de migration. Cette dernière passe souvent par une phase de cohabitation permettant d’aborder le changement par une politique de petits pas. 

Conclusion : Comment sortir du chaos documentaire ? Un dernier mot sur la vision d'une GED adaptée aux nouveaux usages collaboratifs

En conclusion, nous faisons face à une grande modification des processus de travail et des pratiques documentaires liée à la dématérialisation. Ceci crée un monde où nous avons de plus en plus besoin de partage d’informations, de recherche et d’archivage.

Les 3 étapes que nous vous avons proposé de mener sont des incontournables en matière de Gestion Documentaire Electronique. Dans ce contexte, vous aurez compris pourquoi une GED est indispensable au regard des bénéfices que vous en retirez rapidement :

  • faire face à la prolifération des silos documentaires au sein de votre organisation : qu’on parle de documents ou des espaces de partage de ces mêmes documents,
  • ne plus être débordé par un amas de documents parce que vous aurez pris en compte leur cycle de vie avec un début et une finalité,
  • cesser d’être ralenti par les nombreuses copies d’un même document qui circulent,
  • travailler en confiance dans un espace maîtrisé pour avoir à portée de main la dernière version d’un document,
  • être en capacité de trouver, protéger, préserver et de transférer des contenus à jour à partir d’un point central unique,
  • simplifier les usages de l’ensemble des collaborateurs qui ne sont plus ralentis au quotidien,
  • bref gagner en agilité !
 

Et pourtant force est de constater que tous ces enjeux sont souvent négligés par manque de prise de conscience, par méconnaissance des solutions mais aussi par prudence en raison des enjeux de la conduite du changement.

Dans le même temps, nous constatons le développement rapide de nouveaux usages collaboratifs (Teams, Zoom) qui consacrent l’idée que la GED se doit d’être collaborative.

Aussi, si l’on souhaite que la GED se déploie dans les métiers comme un véritable accélérateur de la numérisation des processus documentaires, il semble pertinent de proposer de nouveaux usages parfaitement intégrés à ces nouveaux outils comme par exemple pouvoir : 

  • Verser un document et le qualifier via un assistant virtuel Teams,
  • Déposer un document au sein d’une équipe, d’un canal ou d’une conversation Teams et solliciter de l’aide pour le classement via une carte interactive,
  • Consulter les armoires documentaires sans quitter Teams,
  • Effectuer une recherche dans la GED transverse depuis Teams…

L’objectif étant essentiellement de simplifier la conduite du changement ! 

Partager:

Rentabiliser son investissement en licensing Microsoft 365

Rentabiliser les coûts de licensing Microsoft 365 est un enjeu de taille pour les organisations de tous types.  

Microsoft nous propose un outil de calcul du ROI sur son site : Calculateur de retour sur investissement (microsoft.com)

Mais au-delà de l’aspect financier, il s’agit d’un enjeu de gouvernance et d’adoption par les collaborateurs des différentes applications métiers de leur environnement de travail.

Problématique

Il est courant de s’apercevoir que nous n’utilisons qu’une partie infime des possibilités offertes nativement par la Power Platform de Microsoft 365. Au-delà du simple environnement bureautique (Word, Excel, Powerpoint, etc…) et des outils de travail collaboratif (Teams, SharePoint), le champ des possibles est vaste et peut vous permettre de relever les défis de la nouvelle organisation au travail. 

L'enjeu de gouvernance

Les outils proposés par votre environnement Microsoft 365 sont nombreux et ne sont pas tous accompagnés du mode d’emploi ou des bonnes pratiques à mettre en œuvre !

Ainsi, il convient d’établir une feuille de route de déploiement des usages en tenant compte de(s) :

  •  La maturité des utilisateurs,
  •  Une montée en compétence progressive des équipes
  •  Ressources mobilisables,
  •  Priorités fixées.

Le déploiement de Teams, n’échappe pas à ces règles et nécessite une structuration de la gouvernance pour mettre au point un ensemble de pratiques, règles et codifications qui permet une utilisation rationnelle et optimale de cet outil incontournable !

Les applications métiers intégrées à Microsoft 365

La boîte à outils mise à disposition par votre licensing Microsoft 365 vous permet d’avoir accès à des applications métier variées et directement intégrées à votre environnement Microsoft.

Ici, l’objectif est double :

  • Utiliser pleinement les capacités que nous offre notre environnement Microsoft 365 (et ceux à partir du premier niveau de licensing),
  • Favoriser l’adoption des collaborateurs à de nouvelles applications, intégrées à leur espace de travail habituel.

Ainsi, il est aujourd’hui possible de couvrir un spectre très large allant de solutions RH à la GED Transverse en passant par la gestion des instances et le vote en ligne.

Le cœur de cette stratégie repose évidemment sur Teams et SharePoint, outils indispensables au travail collaboratif et aux prises de décisions.

Partager:

Retour en haut
Retour haut de page