En conclusion, nous faisons face à une grande modification des processus de travail et des pratiques documentaires liée à la dématérialisation. Ceci crée un monde où nous avons de plus en plus besoin de partage d’informations, de recherche et d’archivage.

Les 3 étapes que nous vous avons proposé de mener sont des incontournables en matière de Gestion Documentaire Electronique. Dans ce contexte, vous aurez compris pourquoi une GED est indispensable au regard des bénéfices que vous en retirez rapidement :

• faire face à la prolifération des silos documentaires au sein de votre organisation : qu’on parle de documents ou des espaces de partage de ces mêmes documents,
• ne plus être débordé par un amas de documents parce que vous aurez pris en compte leur cycle de vie avec un début et une finalité,
• cesser d’être ralenti par les nombreuses copies d’un même document qui circulent,
• travailler en confiance dans un espace maîtrisé pour avoir à portée de main la dernière version d’un document,
• être en capacité de trouver, protéger, préserver et de transférer des contenus à jour à partir d’un point central unique,
• simplifier les usages de l’ensemble des collaborateurs qui ne sont plus ralentis au quotidien,
• bref gagner en agilité !

Et pourtant force est de constater que tous ces enjeux sont souvent négligés par manque de prise de conscience, par méconnaissance des solutions mais aussi par prudence en raison des enjeux de la conduite du changement.

Dans le même temps, nous constatons le développement rapide de nouveaux usages collaboratifs (Teams, Zoom) qui consacrent l’idée que la GED se doit d’être collaborative.