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Gestion du courrier et des flux citoyens

Gestion du courrier et des flux citoyens

Le premier outil de gestion du courrier et des sollicitations multicanales basé sur Microsoft 365 ! 

Une sollicitation appelle des actions auprès de nombreux acteurs et services dans la collectivité. Pour y répondre, SoCom intègre le moteur Process365 qui vous permet de paramétrer simplement vos flux de traitement et ainsi d’adresser les spécificités de vos métiers.

Pour les décideurs, la centralisation des flux permet de construire des outils de pilotage offrant une vision à 360°.

Une démo, un devis personnalisé, des informations supplémentaires ?

pour traiter vos flux citoyens de toutes natures

Chef d’orchestre de la gestion de flux citoyens, SoCom offre une vision à 360° avec un outil de pilotage simple à paramétrer et à utiliser au quotidien.

Principales fonctionnalités

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Les grandes fonctionnalités
 
  • Prise en charge des courriers scannés et des méls
  • Prise en charge des formulaires FORMS à intégrer au site internet
  • Application dédiée pour le guichet et le centre d’appel
  • Application smartphone dédiée aux élu(e)s permettant de transmettre une demande à qualifier
  • Formulaire spécifique pour le signalement d’incident sur l’espace public (photo, géolocalisation, mémo vocal)
  • Une gestion multicanale des demandes permettant une vision à 360° avec sélection et recherche établies sur la base de filtres à critères combinables
  • Ajout de méta-données paramétrables en fonction de la nature de la demande
  • Gestion des utilisateurs, services avec gestion de droits et des rôles sur chaque typologie de flux
  • Notification de suivi par SMS et/ou mél
  • Dispositif de suivi de démarche par code à intégrer sur le site internet de la collectivité
  • Exports en fin de circuit permettant l’alimentation de GEDs
  • Statistiques détaillées avec Power Bi et Excel 
Workflows de traitement des flux

Le moteur de workflow intégré permet la constitution de circuits de traitement, adaptés à chaque type de flux, dans le respect de l’organisation souhaitée.

  • Application de gestion des circuits personnalisables par de nombreuses options
  • Système de notifications standardisées mél et Teams
  • Centralisation des tâches et intégration au centre d’approbation Teams
  • Circuits parallèles et série
  • Intégration de microprocessus métiers à chaque étape d’un circuit
  • Gestion des délais de traitement et des délégations
  • Production de réponse-type sur la base de modèles associés à chaque type de flux
  • Gestion des relances et de l’escalade
  • Génération d’alertes mél et sms lors des traitements

Briques du centre de serviceS usager

socom schema laptop

Une expérience en développement GED de 

1
ANS

Une solution déployée en seulement

1
JOUR

Une recherche effectuée en seulement

1
CLICS

SoCOM et Microsoft Teams

La généralisation de Microsoft Teams offre l’opportunité aux organisations de renforcer la collaboration autour de la prise en charge, du traitement des demandes et de la validation des réponses.

 

Pour y parvenir, SoCom s’articule avec Teams selon plusieurs axes : 

Notifier l’équipe concernée dans Teams lors de la réception d’une nouvelle demande

Notifier les équipes métiers lors de l’attribution d’une demande

Co-édition de réponses dans Teams

Notifier les utilisateurs dans Teams d’une nouvelle action de workflow à prendre (révision, validation, approbation)

Répondre à une tâche de workflow sans quitter Teams

Intégration du tableau de bord des demandes au sein des équipes métiers

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IntégréE
Personnalisable
Rapide
AutomatiséE
Simple
centraliséE
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