Sébastien NICOT
Sébastien NICOT

Fondateur et Dirigeant de Solutions 365 | Consultant sénior

sortir du chaos documentaire | lES 3 ÉTAPES À SUIVRE !

Vous êtes-vous déjà retrouvé perdu dans un océan de documents ?
Alors vous souffrez peut-être du « chaos documentaire » 

Il existe une démarche simple pour s’en prémunir avant d’y être confronté, mais heureusement, et c’est tout l’intérêt de vous la proposer, elle peut être mise en place à tout moment alors même que le «chaos documentaire» s’est déjà installé chez vous.

Vous verrez en poursuivant votre lecture que la ligne de conduite à tenir pour s’en débarrasser consiste à s’interroger et à définir clairement la valeur ajoutée de chacun de vos documents pour décider de leur durée de vie.

Examen, diagnostic, traitement, ces 3 étapes suffisent à quiconque veut reprendre la main de façon efficace sur l’organisation de ses documents au sein de sa structure de travail !

 

C’est une bonne nouvelle pour la santé de votre organisation, n’est-ce pas ? 😀

Mais n'allons pas trop vite...

Car avant de poursuivre, il me paraît essentiel de revenir sur les origines de ce que l’on appelle le chaos documentaire ; on peut sans se tromper parler de « mal du siècle numérique », c’est pourquoi vous allez voir que vous êtes loin d’être seul à y faire face et à chercher un remède !

ÉTAPE 1 : revenir aux origines du chaos

Pour sortir du chaos documentaire, la première étape consiste à revenir sur l’évolution de la production documentaire au sein des organisations de toutes tailles et dans tous les secteurs d’activité.

Dans un premier temps, nous pouvons poser un constat assez simple et largement partagé : c’est l’augmentation constante des documents numériques à traiter. On le voit partout. On reçoit de plus en plus de courriels. Avec la dématérialisation, qui est le processus de conversion de documents physiques en fichiers numériques, on traite de plus en plus de documents au format électronique.
Pour un bon nombre d’entre nous, le principal outil de travail du quotidien est un ordinateur ce qui entraîne logiquement la multiplication des échanges de documents au format numérique. 

Combien de Word échangés ? Combien de PDF envoyés ?

À l’instar de la réglementation, nos organisations ont tendance à ne jamais procéder à une curation avant d’ajouter une nouvelle couche de documents. 

Ainsi depuis le début de l’informatique en réseau nous conservons tous les documents numériques sur nos partages réseaux et / ou ged ou pseudo-geds intégrées aux applications métiers.

Nos audits montrent en moyenne que 80% des documents n’ont pas été consultés depuis au moins 12 mois.

Nous subissons les conséquences de cette obésité documentaire au quotidien et cela se traduit notamment par :

  • beaucoup de papier dans les armoires,
  • quelques doublons, des erreurs,
  • de mauvaises versions,
  • certains coûts de maintenance élevés, 
  • des difficultés de recherche , du temps perdu,
  • une auditabilité faible,
  • un travail complexe des archivistes,
  • une baisse de l’efficacité administrative,
  • un gaspillage énergétique pour maintenir ces documents.

Il paraît évident qu’au regard de cette situation, on se retrouve à « entaclasser » nos documents, si je puis me permettre ce néologisme !
En bref, pour être clair, il en résulte un fouillis qui nous amène forcément à rencontrer de nombreuses difficultés pour retrouver un document.

Tout ce que je viens d’évoquer vous parle ? Vous vous sentez prêt à prendre les choses à bras le corps ?
Alors je vous propose d’examiner votre situation particulière de plus près pour vous permettre d’établir un diagnostic et d’aborder le traitement de votre problème sereinement.

ÉTAPE 2 : POSER LE JUSTE DIAGNOSTIC

C’est l’étape cruciale avant la prise en charge. Pour sortir du chaos documentaire, il est nécessaire de bien caractériser la situation actuelle. La première chose à faire c’est donc de se rendre en consultation afin de réaliser un entretien auprès d’un panel représentatif d’utilisateurs .

Pour pousser les investigations, tel le médecin qui vous enverrait réaliser une radio ou un IRM, nous préconisons de réaliser un audit technico-fonctionnel.
Enfin, des analyses complémentaires peuvent être nécessaires.

 

La consultation : Interview d’un panel d’utilisateurs

Ces entretiens sont à planifier avec des interlocuteurs pour chaque périmètre de gestion et chaque processus transversal. À titre d’exemple, les points suivants sont abordés par le consultant :

Revue de votre organisation documentaire
ET Vos besoins en matière de collaboration 

L'audit technico fonctionnel

Après les entretiens, le consultant réalise un audit qui se déroule en 4 étapes :

  1. Inspection : le consultant réalise un audit automatisé des espaces contenant des documents.
  2. Consolidation : le consultant effectue des traitements sur les données collectées afin de permettre leur analyse.
  3. Analyse : le consultant rapproche des données techniques et fonctionnelles afin de préparer le travail de synthèse.
  4. Synthèse : le consultant rend compte des volumétries, des statistiques de consultation/modification des documents, des doublons, des partages…
Cette étape réalisée, vous disposez de données factuelles fiables pour poser un diagnostic et orienter le traitement. 

Les analyses complémentaires

Si c’est nécessaire, le consultant peut réaliser des investigations complémentaires mais cela n’est pas systématique. Il peut par exemple mettre un focus sur la surface d’exposition de certains espaces contenant des documents sensibles.

Les investigations complémentaires ont pour but de répondre à une hypothèse. Chaque investigation correspond à une hypothèse, c’est-à-dire à une question que se pose le consultant.

ÉTAPE 3 : Faire les plans du dispositif cible

Faire des plans correspond à un travail de synthèse qui se focalise dans un premier temps sur l’analyse de la typologie des espaces contenant des documents.

 
Avant d’avancer, petit rappel concernant le cycle de vie d’un document :

Pour avancer on va s’attacher à bien séparer les cas d’usage et notamment à faire la distinction entre les espaces de collaboration et ceux de publication de documents

Principe de séparation

J’insiste sur ce point qui nous parait fondamental dans la phase de conception d’une GED : il faut opérer une séparation entre les documents de travail et les documents officiels :

  • Les documents de travail seront souvent mis au point au sein d’un espace collaboratif.
  • Les documents officiels sont des documents définitifs que l’on va conserver pendant leur durée d’utilité courante (DUC) que vous allez vous-même définir pour couvrir vos besoins de gestion.

La collaboration s’effectue au sein de communautés comme par exemple :

  • Communauté « projet » : groupe de personnes qui travaillent sur un même projet
  • Communauté « organisationnelle » : groupe de personnes qui collaborent au sein d’une même structure (conseil d’administration, direction, service, etc.)
  • Et la communauté « thématique » : groupe de personnes qui collaborent sur une thématique commune
  • Mais également des communautés géographiques, des communautés métiers, etc.

Avant d’évoquer la publication des documents, il faut se pencher sur les processus.

Les processus

En effet, avec la multiplication des acteurs, nous avons des processus qui sont de plus en plus transversaux dans une organisation et il est indispensable de bien les identifier, afin notamment de casser la logique des silos.

Le constat est clair : les organisations déploient de nombreuses applications afin de répondre aux besoins de nombreux métiers. Et s’agissant de la gestion des documents, ceux-ci sont le plus souvent stockés sur des espaces bureautiques ou des pseudos-GED intégrées.

Cette organisation en silos est problématique car elle multiplie les lieux de stockage de documents, ce qui complexifie les usages, et conduit souvent les utilisateurs à dupliquer les documents afin de maintenir une arborescence adaptée à leur métier, voire créer un dossier papier en parallèle !!

Documenter les processus documentaires transversaux va permettre de bien séparer les lieux de collaboration et de publication, c’est à dire de diffusion, des documents. La publication concerne les documents figés comme par exemple après un workflow de validation. Ces documents sont en lecture seule et sont indexés afin d’alimenter le moteur de recherche et de permettre d’en gérer le cycle de vie jusqu’à leur archivage.

Pour y parvenir il faut réaliser un travail de listing précis des natures de documents visant à construire un référentiel centralisé ce qui permettra d’alimenter l’index du moteur de recherche et ainsi permettre aux utilisateurs de reprendre confiance dans leur capacité à retrouver leurs documents de référence.

Le dispositif cible va également devoir tenir compte du degré de maturité de votre organisation, il faut donc commencer par positionner ce premier curseur :

À ce stade, vous disposez des outils de réflexion nécessaires pour lancer un plan de traitement de précision. 

Synthèse

En synthèse, il s’agit d’établir un plan d’organisation documentaire permettant de bien dissocier les cas d’usage sans oublier de :

  • séparer les lieux de création/révision/validation et de publication des documents.
  • lister les natures de documents en vigueur au sein de votre organisation et d’en préciser les politiques de conservation pour maîtriser le cycle de vie et les documents, dans le temps.
  • prévoir des référentiels de données permettant de taguer les contenus afin de booster la recherche.

Et en étape finale, il faut se poser la question du choix d’une plateforme documentaire adaptée et se pencher sur la stratégie de migration. Cette dernière passe souvent par une phase de cohabitation permettant d’aborder le changement par une politique de petits pas. 

Conclusion : Comment sortir du chaos documentaire ? Un dernier mot sur la vision d'une GED adaptée aux nouveaux usages collaboratifs

En conclusion, nous faisons face à une grande modification des processus de travail et des pratiques documentaires liée à la dématérialisation. Ceci crée un monde où nous avons de plus en plus besoin de partage d’informations, de recherche et d’archivage.

Les 3 étapes que nous vous avons proposé de mener sont des incontournables en matière de Gestion Documentaire Electronique. Dans ce contexte, vous aurez compris pourquoi une GED est indispensable au regard des bénéfices que vous en retirez rapidement :

  • faire face à la prolifération des silos documentaires au sein de votre organisation : qu’on parle de documents ou des espaces de partage de ces mêmes documents,
  • ne plus être débordé par un amas de documents parce que vous aurez pris en compte leur cycle de vie avec un début et une finalité,
  • cesser d’être ralenti par les nombreuses copies d’un même document qui circulent,
  • travailler en confiance dans un espace maîtrisé pour avoir à portée de main la dernière version d’un document,
  • être en capacité de trouver, protéger, préserver et de transférer des contenus à jour à partir d’un point central unique,
  • simplifier les usages de l’ensemble des collaborateurs qui ne sont plus ralentis au quotidien,
  • bref gagner en agilité !
 

Et pourtant force est de constater que tous ces enjeux sont souvent négligés par manque de prise de conscience, par méconnaissance des solutions mais aussi par prudence en raison des enjeux de la conduite du changement.

Dans le même temps, nous constatons le développement rapide de nouveaux usages collaboratifs (Teams, Zoom) qui consacrent l’idée que la GED se doit d’être collaborative.

Aussi, si l’on souhaite que la GED se déploie dans les métiers comme un véritable accélérateur de la numérisation des processus documentaires, il semble pertinent de proposer de nouveaux usages parfaitement intégrés à ces nouveaux outils comme par exemple pouvoir : 

  • Verser un document et le qualifier via un assistant virtuel Teams,
  • Déposer un document au sein d’une équipe, d’un canal ou d’une conversation Teams et solliciter de l’aide pour le classement via une carte interactive,
  • Consulter les armoires documentaires sans quitter Teams,
  • Effectuer une recherche dans la GED transverse depuis Teams…

L’objectif étant essentiellement de simplifier la conduite du changement ! 

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