ISO9001:2015 : Optimiser son SMQ avec une GED intégrée à Sharepoint/Microsoft365 ?
ISO9001:2015 : Optimiser son SMQ avec une GED intégrée à Sharepoint/Microsoft365 ?
Publié le mardi 27 août 2024 à 09h17
par Sébastien Nicot, fondateur et dirigeant de Solutions365
Si votre organisation est engagée dans une démarche qualité et souhaite obtenir ou maintenir la certification ISO 9001:2015, la gestion efficace des documents de votre Système de Management de la Qualité (SMQ) est cruciale. Une GED (Gestion Électronique des Documents) intégrée à SharePoint/Microsoft 365 peut transformer la manière dont vous gérez vos processus documentaires, facilitant ainsi la conformité et l'amélioration continue.
La mise en place d’une GED performante n'est plus une option mais une nécessité pour toute organisation souhaitant aligner son SMQ avec les exigences de la norme ISO 9001:2015. Grâce à l'intégration de SharePoint/Microsoft 365, il est possible de simplifier la gestion documentaire, de renforcer la collaboration et de garantir une traçabilité optimale de tous vos processus de validation.
Nous allons explorer en détail pourquoi une GED intégrée à SharePoint/Microsoft 365 est un atout majeur pour votre SMQ en suivant ces étapes :
- Comprendre les exigences de la norme ISO 9001:2015 en matière de gestion documentaire
- Identifier les avantages d’une GED intégrée dans SharePoint/Microsoft 365
- Illustrer avec des exemples concrets comment cette intégration facilite la mise en conformité et l’amélioration continue
Avant d'entrer dans le vif du sujet, il est important de comprendre les exigences spécifiques de la norme ISO 9001:2015 en matière de gestion documentaire. Cela permettra de mieux appréhender pourquoi une solution de GED intégrée à SharePoint/Microsoft 365 est particulièrement adaptée pour répondre à ces exigences.
Comprendre les exigences de la norme ISO 9001:2015 en matière de gestion documentaire
La norme ISO 9001:2015 exige que les organisations mettent en place un système de gestion documentaire solide pour assurer la qualité et la conformité de leurs processus. Voici les points clés :
- Maîtrise et disponibilité des documents : établir un processus pour contrôler, approuver, réviser, et mettre à jour les documents, en assurant leur disponibilité aux points d'utilisation.
- Identification et traçabilité : assurer que les documents soient lisibles, facilement identifiables, et que les modifications soient clairement indiquées, avec un système de traçabilité pour suivre l'historique des changements et des approbations.
- Protection et accessibilité : protéger les documents contre l'utilisation non intentionnelle et les accès non autorisés, tout en garantissant leur accessibilité aux personnes autorisées.
- Maîtrise des documents externes : identifier et maîtriser la diffusion des documents d'origine externe jugés nécessaires.
Ces exigences visent à garantir une gestion rigoureuse des informations documentées, assurant la cohérence et la fiabilité des processus organisationnels.
Avantages d'une GED intégrée dans SharePoint/Microsoft 365
Une GED intégrée à SharePoint/Microsoft 365 offre des avantages significatifs pour répondre aux exigences de la norme ISO 9001:2015 :
- Adoption simplifiée : les utilisateurs peuvent travailler dans un environnement familier, ce qui réduit le besoin de formation et facilite l'adoption de la GED.
- Collaboration et approbation : co-édition en temps réel pour faciliter la collaboration et automatisation des workflows d'approbation avec SharePoint et Power Automate.
- Sécurité renforcée : Microsoft 365 offre des mesures de sécurité avancées, telles que la gestion des accès, la protection contre les cyberattaques et la gestion granulaire des permissions pour sécuriser les accès.
- Traçabilité et historique : suivi des versions et historique des modifications et, également, des fonctions d'audit pour tracer toutes les actions sur les documents.
- Révision et mise à jour : alertes pour signaler les révisions nécessaires ; communication et partage efficaces via Microsoft Teams.
- Intégration et conformité : intégration avec Power BI pour l'analyse des données documentaires et application de politiques de rétention et utilisation de modèles standardisés.
- Innovation avec Microsoft Copilot : l’intelligence artificielle de Microsoft Copilot peut automatiser des tâches répétitives, améliorer la productivité et offrir des insights précieux pour optimiser la gestion documentaire.
Illustrations concrètes
L'intégration d'une GED à SharePoint/Microsoft 365 est une stratégie efficace pour faciliter la mise en conformité et l'amélioration continue des processus documentaires. Des outils comme SoDoc, avec ses fonctionnalités telles que SoDoc Workflow, SoDoc Search et SoDoc Bot, simplifient la gestion du cycle de vie des documents. Ces modules assurent la disponibilité des versions les plus récentes, leur protection et une traçabilité complète, garantissant ainsi une gestion documentaire optimale et conforme aux exigences réglementaires.
- Création et mise à jour des documents
Avec SharePoint/Microsoft 365, la création et la mise à jour des documents sont simplifiées grâce à des fonctionnalités de versioning et de workflows automatisés. Par exemple, SoDoc Workflow permet de configurer et de lancer de nouveaux circuits de validation en seulement quelques minutes, assurant ainsi que chaque document passe par les étapes nécessaires d'approbation et de révision. - Disponibilité et accessibilité
Les documents stockés dans SharePoint sont accessibles à tout moment et depuis n'importe quel appareil, ce qui facilite le travail collaboratif. SoDoc Assistant, par exemple, permet de guider l'utilisateur dans le versement d'un document dans un espace GED en quelques clics. - Protection
Les fonctionnalités de sécurité de Microsoft 365, telles que l'authentification multi-facteurs et la gestion des droits d'accès, garantissent que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents sensibles. SoDoc Search, intégré dans Microsoft 365, assure que les résultats de recherche sont conformes aux politiques de sécurité de l'organisation. - Traçabilité et archivage
Les capacités de traçabilité de SoDoc Workflow permettent de suivre chaque étape du cycle de vie des documents, depuis leur création jusqu'à leur archivage. De plus, les règles d'archivage intégrées garantissent que les documents sont conservés conformément aux exigences réglementaires.
Évolution de l'ISO 9001 : outils et perspectives
En intégrant une GED dans SharePoint/Microsoft 365, les organisations peuvent non seulement se conformer aux exigences de la norme ISO 9001:2015, mais aussi améliorer leur gestion documentaire de manière significative. Les avantages offerts par cette intégration, tels que l’adoption simplifiée, la sécurité renforcée et les possibilités d’innovation, permettent de créer un environnement de travail plus efficace et collaboratif, propice à l’amélioration continue et à la réussite durable.
Avec la révision anticipée de l'ISO 9001 prévue pour 2025 ou 2026, la gestion documentaire prend une importance accrue. La future version de la norme pourrait intégrer de nouveaux aspects tels que la gestion avancée des informations, la traçabilité accrue, et l'alignement stratégique des processus documentaires. Ces évolutions visent à répondre aux besoins actuels des utilisateurs et à intégrer les meilleures pratiques de management de la qualité.
Au-delà du périmètre qualité, c’est l’ensemble des documents de l’organisation qui peuvent bénéficier d’une bonne gouvernance documentaire. Cette approche pose les bases pour une exploitation optimale des capacités de l'intelligence artificielle et des technologies émergentes, tout en soutenant les efforts de conformité et d'innovation.
En conclusion, l'intégration d'une GED à SharePoint/Microsoft 365, avec des solutions comme SoDoc, offre une opportunité stratégique pour les organisations de se préparer aux futures exigences de l'ISO 9001. Elle renforce leur capacité à gérer efficacement les documents, à assurer leur traçabilité et à s'adapter aux évolutions technologiques et réglementaires, contribuant ainsi à leur performance globale de manière durable.
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