Surmonter les défis des flux d'approbation de Power Automate
Surmonter les défis des flux d'approbation
de Power Automate
Publié le jeudi 25 juillet 2024 à 14h53
par Sébastien Nicot, fondateur et dirigeant de Solutions365
Les flux d'approbation sont essentiels pour la gestion des processus dans de nombreuses organisations. Cependant, leur mise en place et leur gestion via Power Automate peuvent rapidement devenir complexes. Des limitations telles que la gestion des approbations de plus de 30 jours, les relances automatiques et la délégation d'approbation peuvent constituer des obstacles majeurs. Dans cet article, nous examinerons ces défis et explorerons des solutions efficaces pour les surmonter en mettant en lumière comment SoDoc peut transformer ces limitations en avantages concurrentiels pour votre organisation.
Les principaux défis des flux d'approbation avec Power Automate
👉 La gestion des approbations de plus de 30 jours
Power Automate limite la durée des flux d'approbation à 30 jours, ce qui peut poser problème pour la gestion de projets à long terme, les processus de validation complexes ou les approbations multi-niveaux. Ces limitations peuvent entraîner des retards et compliquer le suivi des approbations.
Solution : Utiliser des rappels automatisés et des alertes pour maintenir la visibilité des tâches d'approbation. Par exemple, des solutions intégrées à Microsoft 365 comme SoDoc, propose des fonctionnalités avancées pour la gestion des délais et des rappels, assurant ainsi une visibilité et un suivi des tâches d'approbation permettant une meilleure gestion des approbations prolongées.
👉 Les relances automatiques des tâches d'approbation
Relancer manuellement les approbateurs pour éviter les retards peut être chronophage et inefficace. Une relance automatique bien configurée est cruciale pour garantir le respect des délais.
Solution SoDoc : configurer des relances automatiques, envoyant des notifications régulières par e-mail ou via Microsoft Teams. Ces relances peuvent être personnalisées en fonction des besoins de l'organisation, assurant une gestion proactive des approbations.
👉 La délégation d'approbation
La délégation d'approbation est essentielle pour maintenir la continuité des opérations, notamment en cas d'absence ou de changement de rôle des approbateurs. Sans une gestion adéquate, cela peut perturber le flux de travail.
Solution SoDoc : Implémenter une fonctionnalité de délégation d'approbation simple et efficace. Les administrateurs peuvent facilement rediriger les tâches d'approbation vers d'autres utilisateurs pour éviter toute interruption des processus. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les grandes organisations où les responsabilités changent fréquemment.
📄 Autres défis et solutions possibles
📄 Autres défis et solutions possibles
Conversion de documents au format PDF
La conversion de documents en PDF est souvent nécessaire dans les workflows de publication. Cependant, cette tâche peut nécessiter des licences supplémentaires pour chaque utilisateur. SoDoc intègre une fonctionnalité de conversion PDF directement dans le workflow, évitant ainsi des coûts supplémentaires et simplifiant le processus.
Choix des approbateurs
La capacité de choisir les approbateurs au lancement d'un workflow est cruciale pour une gestion flexible et efficace des validations. SoDoc permet une sélection intuitive des approbateurs et une configuration facile des branches de workflow.
Validation de documents en masse
La validation de multiples documents en une seule opération améliore l'efficacité des processus, notamment dans les grandes organisations. SoDoc permet la validation en masse de documents, réduisant ainsi le temps et les efforts nécessaires pour traiter chaque document individuellement.
Gestion différenciée et conditionnée des circuits
SoDoc permet de proposer des circuits différenciés et conditionnés par des métadonnées. Plus précisément, il peut associer un workflow spécifique à chaque type de document, comme, par exemple, une facture. Ainsi, le circuit de validation des factures n’apparaît dans le lanceur que lorsque le document est de type "facture". De plus, il est possible de conditionner le lancement de ce circuit à la complétion d’une métadonnée, telle que le montant TTC.
Cette gestion différenciée et conditionnée des circuits simplifie ainsi l'évolution et la réutilisation des circuits sur différents espaces SharePoint/Teams.
Maintenance et évolution des flux Power Automate
La maintenance et l'évolution des flux Power Automate peuvent rapidement devenir complexes et coûteuses, surtout avec des modifications fréquentes. SoDoc centralise la gestion des circuits et adopte un dispositif d'abonnement pour les mises à jour, simplifiant ainsi la maintenance et réduisant les coûts associés.
🍒 Un tableau de bord Power BI intégré
🍒 Un tableau de bord Power BI intégré
En plus des fonctionnalités mentionnées, SoDoc propose un atout majeur avec son intégration à Power BI. Cette fonctionnalité offre un tableau de bord interactif et complet qui permet d’avoir une vue d’ensemble des tâches de validation, qu’elles soient ouvertes, en retard ou déjà traitées. Grâce à différents axes d’analyse, les gestionnaires peuvent suivre en temps réel l’état des flux d’approbation, identifier rapidement les goulots d’étranglement et prendre des décisions éclairées pour améliorer les processus. Cette capacité donne aux managers un contrôle total et une vision stratégique sur la performance des approbations, garantissant ainsi une meilleure gestion et une efficacité accrue.
En conclusion, bien que Power Automate soit un outil puissant, ses limitations peuvent entraver l'efficacité des flux d'approbation. En adoptant des solutions avancées et intégrées à Microsoft 365 comme SoDoc, vous pouvez surmonter ces défis et optimiser vos processus documentaires. En appliquant les solutions proposées, votre organisation pourra non seulement améliorer la gestion des approbations, mais aussi renforcer sa productivité et une meilleure conformité. Ainsi, SoDoc ne représente pas seulement une amélioration de la gestion des approbations, mais constitue une transformation numérique complète, propulsant l'organisation vers une nouvelle ère de productivité et de performance.
Découvrez SoDoc, laplateforme pour optimiser votre gestion documentaire sur Microsoft 365. Accélérez vos workflows documentaires, simplifiez l'adoption, et embrassez le potentiel de l'IA générative.
